Как работать 1 с кадры. Бухучет инфо

27.11.2023

Инструкция по ведению кадрового учета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Основные операции это:

прием на работу
расчет и начисление заработной платы
выплата зарплаты по ведомостям

Была взята чистая конфигурация, что бы проделать все шаги, начиная с приема сотрудника на работу и заканчивая выплатой зарплаты.

Так же рассмотрим, какие настройки нужно будет сделать и для чего. С них и начнем наш обзор.

Настройка подсистемы 1С - Зарплата и кадры

Основные настройки зарплаты в 1С Бухгалтерия производятся в меню «Главное», далее ссылка «Параметры учета».

Выбираем закладку «Зарплата и кадры»:

Указываем, что учет будем вести в «Этой программе». От этого выбора зависит доступность некоторых настроек, документов, внешний вид интерфейса. Выбор «во внешней программе» подразумевает под собой ведение учета зарплаты не в 1С Бухгалтерии 8.3, а в программе 1С ЗУП 8.3 или 8.2.
Учет будем вести по каждому сотруднику. При этой настройке у 70-го счета появится субконто «Расчеты с сотрудниками по зарплате».
Укажем флажком, что будем учитывать больничные, отпуска и исполнительные документы. Данная функция доступна только для организаций, у которых в штате не более 60 сотрудников. Если сотрудников больше, учет следует вести в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом».
Кадровый учет в 1С Бухгалтерии 8.3 будем вести полный.
Флажок автоматического пересчета документов оставим пока по умолчанию, на расчеты он не влияет, только на удобство работы. Мы вернемся к нему позже, когда будем начислять зарплату.

Более детальные настройки учета зарплаты находятся в меню «Зарплата и кадры» в разделе «Справочники и настройки»:

Оставим данные настройки по умолчанию, для нашего обзора этого будет достаточно. А специфику учета каждой организации здесь рассмотреть не сможем.

Единственное, что сделаем в этом разделе, это заведем должность «Администратор» в справочнике «Должности». Она нам понадобится при приеме сотрудника на работу.

Начисление заработной платы сотруднику в 1С

Перед тем, как начислять сотруднику з/п, нужно убедится что он принят на работу в организацию. Если его еще не приняли, проследуйте следующей инструкции - Прием сотрудника на работу в 1С 8.3 .

Для создания документа начисления заходим по ссылке «Все начисления» в разделе «Зарплата». В журнале документов нажимаем «Создать» и в выпадающем списке выбираем «Начисление зарплаты».

Заполняем реквизиты шапки:

Организация
Подразделение
Месяц, за который производятся начисления

После этого нажимаем кнопку «Заполнить».

У нас в табличной части должен появиться принятый в прошлом месяце Сазонов. Начисление у него по окладу, поэтому в колонке «Результат» появится его оклад. Если он не отработал полностью месяц, результат можно скорректировать.

Табеля учета рабочего времени в 1С: «Бухгалтерия предприятия» к сожалению нет.

Как видно, в табличной части документа 1С 8.3 есть пять закладок.

На закладке «Сотрудник» отображается общая информация.

Закладка «Начисления». Тут мы можем посмотреть вид начисления сотруднику, отредактировать дни и часы, которые он отработал. И конечно, скорректировать сумму начислений.

Если у сотрудника имеются вычеты, например на несовершеннолетнего ребенка, они тоже должны отразиться на данной закладке.

В данном примере нет удержаний, с сотрудника берется только НДФЛ. Поэтому пропустим закладку «Удержания» и оставим все, как есть. Перейдем на закладку НДФЛ:

Видно, что удержаны стандартные 13% НДФЛ.

Перейдем на закладку «Взносы»:

По рисунку видно, что куда пошло. И соответственно общая сумма вычетов.

Начисление сделали, теперь нажимаем «Провести и закрыть».

Выплата зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия

Следующий шаг, это выплата зарплаты.

Будем предполагать, что зарплата выдается через банк. Заходим в меню 1С «Зарплата и кадры», за тем по ссылке «Ведомость в банк» переходим к списку ведомостей. Нажимаем «Создать». В открывшемся окне создания нового документа заполняем реквизиты шапки:

Указываем месяц
Подразделение
Организацию, если их несколько

Для заполнения табличной части нажимаем кнопку «Заполнить»:

Должно получиться так, как показано на рисунке.

Проводим документ, распечатываем ведомость и выдаем зарплату.

По материалам: programmist1s.ru

Эту Инструкцию можно использовать и для ЗУП (если не обращать внимание на некоторые мелочи, относящиеся к бюджетной конфигурации). Здесь описано несколько первых страниц (рисунки не могу вставить по тексту), поэтому остальное можно увидеть в Word-овском файле.

Инструкция по работе с программой

1С: Зарплата и Кадры бюджетного учреждения

Первоначальные настройки

Если выполнялся перенос данных из версии 7.7, то в программу уже перенесены основные справочники: подразделения, должности, сотрудники, лицевые счета, графики работы и кадровая информация. Остается только все проверить и при необходимости отредактировать. Особое внимание следует уделить справочнику Должности , т.к. многие отчеты при формировании опираются на этот справочник, в т.ч. и новый Отчет "ЗП образование".

Здесь должен быть рис.1

Справочник "Подразделения " особых комментариев не требует. Предназначен для "условной сортировки" сотрудников. Важно! Если в 7-ке было не важно, "прикреплен" сотрудник к какому-либо подразделению или нет, то в 8-ке это "прикрепление" ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!

Здесь должен быть рис.2

P.S. Без особой необходимости не нужно ставить флажки "Обособленное подразделение".

Справочник " Штатное расписание " можно пока не трогать и заняться им на досуге.

Следующий шаг, просматриваем справочник " Сотрудники ".

Здесь должен быть рис

На рисунке видно, что у ВСЕХ сотрудников заполнена графа "Подразделение". В графе "Аванс" можно предварительно указывать суммы аванса.

Важно!!! Если сотрудник кроме основной должности занимает одну или более должностей по внутреннему совместительству, то во избежание путаницы при вводе реквизитов для начисления зарплаты и правильного формирования статистической отчетности, рекомендуется, чтобы каждая занимаемая должность должна быть отражена отдельно!!!

Справочник "Физические лица ". В этом справочнике каждое физ.лицо (сотрудник) должно быть введено ТОЛЬКО ОДИН РАЗ!!! Этот справочник используется для формирования индивидуальных сведений в ПФР и справок 2НДФЛ и прочих отчетов.

Здесь должен быть рис.3

Кнопку "НДФЛ" можно использовать для ввода и корректировки стандартных налоговых вычетов, а кнопка "Трудовая деятельность " используется для ввода стажа для расчета больничных, доплаты за выслугу лет и т.п. Адрес сотрудника вводится стандартным способом, используя классификатор адресов.

Важно! Если при расчете больничных программа не правильно определила страховой стаж сотрудника и соответственно процент оплаты, то необходимо сделать корректировку стажа как описано ниже.

Ввод стажа сотрудникам (для больничных и/или доплаты за выслугу лет)

Для этого открываем справочник "Физические лица", выбираем нужного сотрудника, открываем, нажимаем кнопку "Трудовая деятельность " и щелкнув правой кнопкой мышки по табличной части "Стажи общего характера" добавляем новую строку, в которой выбираем вид стажа и указываем Дату отсчета

Важно! Для расчета надбавки за выслугу лет необходимо еще настроить справочник "Коэффициенты стажа": в главном меню выбираем Расчет зарплаты - Настройка расчета зарплаты - Шкалы стажа. Нажимаем кнопку "Добавить" и вводим первую запись.

P.S. Именно строка с кодом 000000001 или с названием, начинающемся со слова Выслуга , используется в Тарификации для расчета надбавки.

Одним словом, везде, где большие пробелы, должны быть рисунки!

Если в Вашей организации используется более одной Шкалы стажа, тогда вводите нужное количество Шкал стажа и используйте для расчета надбавки свои созданные Виды расчета, т.е. используйте возможности Типовой конфигурации.

Ввод постоянного начисления/удержания сотрудникам.

Это такие Виды расчета как Метод.литература, Профвзносы и т.п., т.е. которые не входят в Тарификацию. Вводим документ "Ввод постоянного начисления или удержания" и очень желательно поставить логичную дату окончания

Следующим важным шагом является заполнение/корректировка Графиков работы сотрудников. На закладке "Учреждение" или "Кадровый учет" щелкаем мышкой по "Графики работы" и в открывшемся списке так же щелкаем по выбранному Графику.

При необходимости ставим курсор на нужный день месяца и редактируем количество рабочих часов. Когда все устраивает, для сохранения нажимаем кнопку "Ок".

Если зарплата сотрудников перечисляется в Банк, то возможно будет нужно ввести лицевые счета сотрудников. Для этого на закладке "Расчет зарплаты" выбираем "Заявки на открытие лицевых счетов", кнопкой "Добавить" вводим новый документ

Начисление зарплаты (в версии 8.2)

Правила начисления зарплаты ни чем не отличаются от стандартных, т.е. сначала вводятся отклонения: больничные, отпуска, невыходы, оплата по среднему и т.п. Потом вводится документ "Начисление зарплаты сотрудникам", выполняется его расчет и проведение. После "утверждения" Свода рассчитываются страховые взносы и прочие отчисления в бюджетные фонды. Выполняется перечисление налогов и выплата заработной платы сотрудникам. Ну а теперь более подробно обо всем и на конкретных примерах.

Задача: начислить зарплату по организации за май месяц, следовательно, во всех создаваемых Документах нужно ставить Месяц начисления "Май". В мае необходимо одному сотруднику начислить учебный отпуск, одному очередной, начинающийся с 27 мая и несколько сотрудников идут в отпуск с 1 июня (им нужно начислять отпуск после начисления зарплаты за май). Вводим документ "Начисление отпуска":

Для начисления учебного отпуска снимаем флажок с "Ежегодного отпуска" и ставим на "Дополнительный отпуск". Выбираем Вид отпуска, ставим даты и нажимаем кнопку "Рассчитать". Закладка "Расчет среднего заработка" аналогична как была в версии 7.7, а на закладке "Оплата" можно видеть/редактировать начисленные суммы отпускных и НДФЛ.

Так же интересная кнопка "Отражение в учете":

Важно! По рисункам отчетливо видно, что в документе "Начисление отпуска" выполнено полное начисление отпускных, с этой суммы здесь же удержан НДФЛ и видно распределение по ИФ.

По кнопке "Печать" можно получить необходимые печатные формы.

Аналогичным образом начисляем обычный очередной отпуск:

На закладке "Оплата" можно видеть, как программа разложила начисление отпускных и НДФЛ по периодам.

С этого года все пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 постепенно переходят на новую редакцию 3.1 и мы решили написать несколько статей, в которых подробно рассмотрим некоторые самые основные операции в программе, например, такие как прием на работу, увольнение, начисление зарплаты и взносов для того чтобы вынужденный переход был наиболее безболезненным для Вас, мои дорогие читатели.

Итак, начнем с приема сотрудника на работу.
Сделать это можно двумя способами. Первый в разделе Кадры открываем список сотрудников организации:

И здесь уже создаем нового сотрудника:

Второй способ в разделе Кадры сразу воспользоваться возможностью создать сотрудника:

В любом случае откроется форма создания нового сотрудника организации. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем нужную нам и начинаем вводить данные по новому сотруднику. Если сотрудник ранее у нас уже работал, т.е. сведения о нем как о физическом лице в программе уже есть, то программа определит возможные совпадения уже при вводе фамилии и имени нового сотрудника и выдаст нам соответствующую информацию. В зависимости от нашего ответа мы или автоматически заполним карточку сотрудника имеющимися личными данными в программе или продолжим оформление дальше:

Вводим данные о дате рождения, ИНН, СНИЛС. Далее оформляем документ Прием на работу . Для этого нужно воспользоваться либо соответствующей гиперссылкой либо кнопкой Оформить документ :

В открывшемся документе указываем дату приема, при необходимости количество месяцев испытательного срока, подразделение, должность. При ведении в программе штатного расписания программа автоматически поставит ФОТ, соответствующий данной должности. Кроме этого здесь же мы указываем график работы сотрудника и указываем вид занятости:

Здесь же, на закладке главное мы можем указать количество ставок, занимаемых сотрудником. Сделать это можно как в виде обыкновенной, так и в виде десятичной дроби:

Если у вас нет возможности изменить количество ставок, значит в программе не установлена возможность работы по неполной ставке. О настройках программы вы можете прочитать в нашей статье Настройка программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 . Здесь же при приеме на работу можно отредактировать право на ежегодный отпуск и назначить дополнительный отпуск сотруднику:

Переходим на закладку Оплата труда . ФОТ в нашем случае рассчитала программа автоматически как 0,5 от оплаты по окладу предусмотренной штатным расписанием для данной должности. Кроме того здесь же указываем порядок пересчета месячной ставки в часовую при работе сверхурочно и способ начисления аванса сотруднику. Как видим здесь при определении размера аванса предусмотрена более гибкая схема чем в редакции 2.5:

Ну и в разделе Доп.тарифы, коэффициенты можно назначить какие то дополнительные начисления, которые отличны от основной ставки:

На последней закладке этого документа Трудовой договор указываются номер трудового договора (по кнопке Назначить программа автоматически присвоит договору номер, следующий по порядку), дата, дата окончания, если договор срочный, а также условия приема и какую то дополнительную информацию об условиях договора:

По кнопке Печать нам доступны печатные формы Приказ о приеме и несколько видов Трудовых договоров. Однако сейчас в моем примере паспортные данные сотрудника в трудовой договор не будут подставляться, так как я завела новое физическое лицо и паспортные данные нигде не указала.

Для заполнения паспортных данных в карточке созданного сотрудника надо открыть форму ввода этих данных по гиперссылке Личные данные :

В открывшемся окне заполняем паспортные данные, а также адресные сведения:

Здесь же в карточке сотрудника, если необходимо, мы можем заполнить сведения об образовании, различные справки, состав семьи. Сведения о статусе застрахованного лица и об инвалидности заполняются по гиперссылке Страхование :

А сведения о стандартных налоговых вычетах вносятся в программе по гиперссылке Налог на доходы

Как видим все данные по работнику теперь можно внести и посмотреть в карточке сотрудника практически не обращаясь к справочнику физических лиц. Кроме того отсюда же можно распечатать различные документы, такие как трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка и.т.п:

Вот и все, о чем я хотела вам сегодня рассказать. Работайте в новой редакции программы 1С:ЗУП с удовольствием, а если возникнут проблемы – обращайтесь в нашу службу заботы.

Здравствуйте уважаемые читатели блога . В этой статье я отвечу на вопрос что такое 1С ЗУП 8.2 и какие задачи этот программный продукт способен решать. Вкратце соберу всю ту информацию, которая была представлена в серии публикаций, посвященных обзору основных возможностей программного продукта «1С: Зарплата и Управление Персоналом» . Напомню, что в эту серию вошли семь статей:

Что такое 1С ЗУП

✅

1С ЗУП — 1С: Зарплата и Управление Персоналом (HRM — Human Resources Management ) – программный продукт фирмы «1С», предназначенный для автоматизации учета кадровых данных, расчета заработной платы и формирования регламентированной и другой отчетности. В программе учтены требования законодательства, а конфигурация регулярно обновляется при изменении законодательства.

Наиболее популярная редакция программы на сегодняшний день 1С ЗУП 8.2 редакция 2.5 . Она является правопреемницей программного продукта 1С Зарплата И Кадры 7.7, которая до сих пор используется во многих организациях и даже крупных заводах. Не так давно вышла окончательный релиз новой редакции 1С ЗУП редакция 3.0 .

Программа 1С ЗУП имеет три варианта поставки:

1С: Зарплата и Управление Персоналом 8. Базовая версия (всего за 2 550 руб. ) – в одной базе можно вести только одну организацию; одновременно с базой может работать только один пользователь; нельзя доработать функционал, так как конфигурация закрыта;
1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ – позволяет вести несколько организаций в одной информационной базе; одновременно с базой может работать несколько пользователей; конфигурация открыта для редактирования, поэтому можно доработать функционал;
1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП.

Кадровый учет

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Программный продукт 1С ЗУП предлагает полный спектр объектов для ведения кадрового учета: документы «Прием на работу», «Кадровое перемещение», «Увольнение», «Отпуска», «Командировки», «Неявки и болезни» . Также программа предлагает сервисы, позволяющие отслеживать остатки отпусков, вести штатное расписание , сохраняя историю его изменений. Программа позволяет печатать «Трудовой договор» , отчеты по штатной расстановке, о кадровых перемещениях, карточки Т-2, Т-3, Т-4 и прочее (Подробнее об отчетах читайте в статье: ). Также программа позволяет вести воинский учет и распечатывать регламентированные формы воинского учета (форма № 11, 18, 6).

Расчет зарплаты

Для расчета заработной платы предусмотрен широкий функционал. Основные документы для расчета , «Невыходы», «Оплата по среднему заработку», «Регистрация разовых начислений/удержаний», «Оплата праздничных и выходных», «Оплата сверхурочных часов», «Регистрация простоев», «Расчет при увольнении», «Отпуск по уходу за ребенком», «Премии сотрудников», «Начисление зарплаты» .

«Расчетные листки», «Расчетная ведомость», «Свод начисленной зарплаты», «Табель учета рабочего времени», «Структура задолженности» и другие. Подробнее об отчетах читайте .

К разделу расчета зарплаты также относятся документы регистрации выплаты заработной платы: «Зарплата к выплате», «Платежное поручение», «Расходный кассовый ордер», «Депонирование», «Выплата депонентов» . Основную статью про выплату зарплаты читайте .

Налоги и взносы

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Бухучет

Сформированные проводки можно выгрузить в бухгалтерскую программу с помощью специального сервиса либо распечатать, используя отчет «Отражение зарплаты в регламентированном учете» .

ПФР

Этот раздел программы содержит всё, что касается подготовки индивидуальных сведений для пенсионного фонда. Главным здесь является рабочее место «Подготовки данных для передачи в ПФР». В марте 2014 года вышло обновление программного продукта 1С: Зарплата и Управление Персоналом, в котором рабочее место претерпело значительные изменения. Об этих нововведениях можете почитать в статье .

На сегодня это всё! Я рад, что Вы читаете мой блог . Скоро будут новые интересные материалы.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы в программе редакция 3.0. Для этого выбираем в меню программы вкладку «Зарплата и кадры», далее раздел «Зарплата» и заходим в пункт «Начисление зарплаты». Нажимаем клавишу «Создать». Заполняем поля:

Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата;

Дата – дата расчета за указанный месяц;

Подразделение – меняется по необходимости.

Обратим внимание на графу «Начисление». Указано, что начисление зарплаты по окладу. Этот вид указывается в карточке сотрудника при приеме на работу. Проверим настройки. Вернемся в меню на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «Кадровый учет», пункт «Приемы на работу» и зайдем в карточку сотрудника, где и выбран вид начисления «По окладу». Двойным нажатием на надпись заходим в настройки. Здесь есть пункт «Отражение в бухгалтерском учете», если он не заполнен, то создаем новый «Способ учета зарплаты».

Прописываем наименование «Оклад (20 счет)», в скобках обозначаем номер счета. Это нужно для того, чтобы программа понимала на какой счет и по какой статье затрат производилось начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат «Оплата труда». Нажимаем «Записать и зарыть». В поле «Отражение в бухгалтерском учете» отобразился веденный счет. Нажимаем еще раз «Записать и закрыть» и возвращаемся к начислению зарплаты. В документе будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов. Если в организации предусмотрены какие-либо удержания у сотрудников, то они будут автоматически добавлены во вкладке «Удержания». Заполнение можно произвести также и вручную, через клавишу «Добавить»:

Следующая вкладка «НДФЛ». Здесь автоматически рассчитаны начисления на доходы физического лица. При необходимости их можно скорректировать, если отметить флагом «Корректировать НДФЛ». В поле справа можно просмотреть все вычеты у сотрудника или добавить новые. Для этого нужно выбратькод вычета и указать сумму:

В следующей вкладке «Взносы», которая также заполнится автоматически, можно увидеть все начисления, которые произведутся за сотрудника. При необходимости, их можно изменить, установив флажок возле пункта «Корректировать взносы».

Теперь данные о начислении, удержании и вычетах отображаются в соответствующих полях. При нажатии на знак вопроса, программа расшифрует, за что и куда перечислится указанная сумма:

Проведем документ и посмотрим проводки. Отражается одна проводка по начислению, одна проводка по НДФЛ и четыре проводки по начисленным взносам:

Для контроля можно просмотреть регистр накопления во вкладке «Взаиморасчеты с сотрудником». Здесь отображается сумма начисления и сумма удержания:

Также можно проверить заполнение последующих вкладок. Начисление зарплаты произведено. Теперь нужно ее выплатить через кассу. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», журнал «Ведомости в кассу». Если ранее сотруднику выплачивался аванс, то запись о нем будет отражена здесь. Создадим выплату зарплаты через клавишу «Создать». Открывается документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Заполняем:

Месяц выплаты;

Подразделение;

Выплачивать – выбираем из выпадающего окошка «Зарплата за месяц»;

Округление – без округления.

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Возле фамилии сотрудника будет стоять остаточная сумма, которую необходимо ему выплатить. Программа высчитывает все самостоятельно на основании введенного ранее документа на аванс и созданного документа «Начисление зарплаты»:

Проведем и посмотрим проводки. Можно увидеть, что бухгалтерскому учету никаких проводок нет. Есть только пункты «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате»:

Осталось только выплатить денежные средства сотруднику. Через клавишу «Создать на основании» выбираем «Выдача наличных». Здесь заполнять ничего не нужно, только проверить и провести. Если посмотреть проводки, то будет отображаться одна проводка на выдачу зарплаты.